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  • Set up Hot Desking on 3CX

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Introduction

Hot Desking allows local or remote (via SBC) connected IP   Phones to be used by multiple users, one at a time. A device currently not used by a user can’t make outbound calls, unless the number is defined as an “Emergency Number”. This way the extension is also protected, with the PIN protection feature, from dialing to unmonitored locations.



Getting Started


Note
Hint: To use hot desking a Pro or Enterprise licence key is required.


To start using hot desking:

  1. An extension must be allowed to use the pool of hot desking devices and
  2. A device must be created as a hot desking phone. In order to do so, navigate to the “Hotdesking”   function  in the 3CX Management Console and press +ADD” .



Setting up a device to be used for hot desking:

  1. Enter the basic details of the device, such as the MAC address and the provisioning method. If SBC is being used, define the IP and Port of the SBC the phone shall use in the remote office. In the Options  section under the default settings define how the device will operate. Note that if an extension roams onto the device, the option settings will not change to the users preferences.
  2. Startup the device (from factory reset state) and provision the device using the PnP method outlined in the configuration guides at https://www.3cx.com/support .
  3. Use the “Assign Ext” to process the  PnP request and mapp the request to the corresponding hot desking extension number (format HDXXXX), matching the MAC address of the device created before. The device will provision and is ready to be used as a hot desking pool device.
  4. Grant access to the extensions that need permissions within the pool of hot desking devices. Go to  the option “Enable hot desking”  by opening the extension (or mass edit multiple extensions)  → Options tab → Options” section.



Logging In

In order to log onto a hot desking device the user must dial *77*[Extension Number]* (e.g. *77*100*). The IVR service will answer the call and prompt the user to enter their voice mailbox PIN number. Upon completion a confirmation prompt is played and the device is reprovisioned.


Info

Info: If the user hears “file not found” instead of the login prompt you MUST update the prompt set of your system in Settings → System Prompt and update all installed but marked as outdated prompts.


Info
Note: If the hot desking device reboots after roaming to the device, update the device firmware to the latest 3CX supported firmware.



Logging Out

In order to logout from a device the user just needs to press the first available BLF button on the device which is reserved on all hot desking devices to logout. If a user has configured BLF settings in their extension, they will be shifted by one  BLF button  down in order to accommodate the logout button.


Alternatively on  a  device without BLF button s  the user shall dial *77*5*.

It is possible to roam directly from one extension to the next without logging out in between. While user A is currently on a device just reuse the login process to directly log in to the next extension.



Status

The current status of a device can be determined in two ways. All hot desking devi c es use an extension name with HDXXXX. If this is shown in the display of the device - then the device is idle. Once a user log s  in to  the device  via hot desking, the device  will show the user's extension number.


For administrators the hot desking tab will show which users are currently logged into which devices and which devices are idle. The administrator has the option to force a user to logout remotely by selecting the HDXXXXXX extension and pressing the Logout” button  from the management console .




Other Information

While using a device provisioned in hot desking mode, no custom template can be used. CTI is only tested and supported while using the 3CX web client. CTI in hot desking via the 3CX client is not supported and therefore cannot  to  be used.



Forbidden at Log-In

In case the call gets directly disconnected at the login process *77*[EXT]*, with the message “forbidden”, review the configured  dial codes (Settings → Dial Codes) of the system and ensure that no other dial code starts with *7.



More Informations: https://www.3cx.decom/docs/manual/hot-desking/


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Einführung

Teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Büroarbeitsplatz, kann dank Hot Desking ein lokal vorhandenes IP-Telefon oder ein extern per 3CX SBC (Session Border Controller) angebundenes Gerät von jedem Mitarbeiter samt eigener Nebenstellennummer verwendet werden. Wird ein IP-Telefon aktuell nicht genutzt, sind keine ausgehenden Anrufe möglich (Notrufe bei entsprechend vorgegebenen Rufnummern ausgenommen). Dank PIN-Schutz lassen sich zudem keine unerwünschten Anrufe tätigen .



Erste Schritte


Note
Hinweis: Hot Desking kann nur mit einer Pro oder Enterprise Edition der 3CX-Telefonanlage genutzt werden.



Darüber hinaus gelten folgende Anforderungen für die Nutzung von Hot Desking:

  1. Eine Nebenstelle muss für die Nutzung von Hot Desking-fähigen Geräten freigeschaltet sein und
  2. Telefone müssen für Hot Desking eingerichtet worden sein. Rufen Sie hierfür in der 3CX-Verwaltungskonsole den Knoten “Hotdesking”  auf, und klicken Sie auf “Hinzufügen” .



Vorbereiten eines IP-Telefons für Hot Desking

  1. Legen Sie grundlegende Einstellungen des IP-Telefons fest, wie MAC-Adresse und Provisionierungsmethode. Geben Sie bei Verwendung des 3CX SBC dessen IP-Adresse und Port an, die bei einer externen Nutzung des IP-Telefons verwendet werden sollen. Legen Sie unter den Standardeinstellungen im Bereich “Optionen”  den Betriebsmodus des IP-Telefons fest. Beachten Sie, dass beim Aktivieren einer Nebenstelle auf einem für Hot Desking aktivierten Gerät dessen Optionen nicht an die Benutzereinstellungen angepasst werden.
  2. Starten Sie das zuvor auf Werkseinstellungen zurückgesetzte IP-Telefon, und konfigurieren Sie es mit Hilfe der PnP-gestützten Provisionierung (siehe Konfigurationsanleitungen von 3CX unter   https://www.3cx.de/support ).
  3. Klicken Sie auf “NSt. zuweisen” , um mit der PnP-Provisionierung fortzufahren. Die zugehörige Nebenstellennummer für Hot Desking (im Format HDXXXX) wird unter Berücksichtigung der zuvor angegebenen MAC-Adresse zugewiesen. Das Gerät führt die Provisionierung durch und steht anschließend als eines von mehreren IP-Telefonen für Hot Desking zur Verfügung.
  4. Schalten Sie Nebenstellen für den Zugriff auf für Hot Desking aktivierte Geräte frei. Rufen Sie hierfür einzelne Nebenstellen oder mehrere Nebenstellen gleichzeitig auf, und klicken Sie auf den Reiter “Optionen”  > Bereich “Optionen”  >  “Hotdesking aktivieren” .



Anmelden an einem für Hot Desking aktivierten IP-Telefon

Um sich an einem für Hot Desking aktivierten IP-Telefon anzumelden, müssen Benutzer den Funktionswahl-Code “*77*[Nebenstellennummer]*” über das Gerät eingeben (Beispiel: *77*100*). Der Digitale Rezeptionist (IVR) nimmt den Anruf entgegen und fordert Benutzer zur Eingabe ihrer Mailbox-PIN auf. Der IVR bestätigt die Eingabe, und das Gerät wird neu provisioniert.


Info
Hinweis:  Falls Benutzer den Hinweis “Datei nicht gefunden” hören, müssen Sie die Systemansagen aktualisieren. Klicken Sie hierfür auf “Einstellungen” > “Systemansagen” , und aktualisieren Sie die als veraltet markierten Ansagen .


Info
Hinweis  Falls das IP-Telefon nach der Anmeldung per Hot Desking einen Neustart durchführt, aktualisieren Sie die Geräte-Firmware auf die neueste von 3CX unterstützte Version.



Abmelden von einem für Hot Desking aktivierten IP-Telefon

Um sich von einem IP-Telefon abzumelden, müssen Benutzer die erste BLF-Taste (Busy Lamp Field) auf ihrem Gerät drücken. Diese ist bei für Hot Desking aktivierten Geräten speziell für die Abmeldung reserviert. Bei IP-Telefonen von Benutzern, die für ihre Nebenstelle individuelle BLF-Einstellungen definiert haben, wird die Belegung der BLF-Tasten um eine Taste nach unten verschoben, um die erste Taste für die Abmeldung nutzen zu können.


Verfügt ein IP-Telefon über keine BLF-Tasten, müssen Benutzer zum Abmelden den Funktionswahl-Code “*77*5*” über die Wähltastatur des Geräts eingeben.


An einem für Hot Desking aktivierten IP-Telefon mit einem bereits angemeldeten Benutzer können sich ohne dessen vorherige Abmeldung weitere Benutzer anmelden. Hierfür ist es lediglich erforderlich, sich wie oben beschrieben mit der eigenen Nebenstelle anzumelden.



Überprüfen des Gerätestatus

Es gibt zwei Möglichkeiten, den aktuellen Status eines für Hot Desking aktivierten Geräts zu überprüfen. Allen entsprechenden Geräten ist ein Nebenstellenname im Format “HDXXXX” zugewiesen. Wird dieser im Geräte-Display angezeigt, befindet sich das Gerät im Idle-Status. Nach einer Anmeldung per Hot Desking wird hingegen die Nebenstellennummer des jeweiligen Benutzers angezeigt.


Administratoren können über den Reiter “Hotdesking”  überprüfen, welche Benutzer an einzelnen Geräten angemeldet sind und welche Geräte sich im Idle-Status befinden. Soll eine Abmeldung per Fernzugriff erzwungen werden, wählen Sie in der 3CX-Verwaltungskonsole die entsprechende Nebenstelle aus, und klicken Sie auf “Abmelden” .




Sonstige Hinweise

Für IP-Telefone mit Hot Desking-Unterstützung können keine benutzerdefinierten Vorlagen verwendet werden. Der CTI-Modus (Computer Integrated Telephony) kann nur bei Nutzung des 3CX-Webclients verwendet werden. Der 3CX-Client unterstützt kein CTI im Hot Desking-Modus.



Fehlermeldung Forbidden” bei der Anmeldung

Falls bei der Hot Desking-Anmeldung mit Hilfe des Funktionswahl-Codes “*77*[Nebenstellennummer]*” umgehend die Fehlermeldung “Forbidden” (Verboten) angezeigt und die Verbindung getrennt wird, überprüfen Sie die konfigurierten Codes. Klicken Sie hierfür in der 3CX-Verwaltungskonsole auf “Einstellungen” > “Funktionswahl-Codes” . Stellen Sie sicher, dass kein anderer Funktionswahl-Code außer dem obigen mit “*7” beginn t.



Mehr Informationen: https://www.3cx.decom/docs/manual/hot-desking/


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